Plano de manutenção do condomínio: como montar do zero (com modelo pronto)

Quase todo síndico sabe que precisa de um plano de manutenção. O que quase ninguém explica é o que exatamente esse plano é, em termos de documento: quantas colunas tem, de onde sai cada informação, quem assina, com que frequência muda e o que fazer quando você assume um prédio que nunca teve nenhum.

Este guia trata o plano como o que ele é na prática: uma tabela viva, com um item por linha, que você monta uma vez e revisa todo ano. Não é sobre por que fazer manutenção preventiva (isso está no guia de manutenção preventiva em condomínio), nem sobre o que a norma exige (isso está no guia completo da NBR 5674). É sobre sentar e montar o documento.

No fim tem uma planilha modelo gratuita com 42 itens já preenchidos, que calcula sozinha o vencimento e a situação de cada linha. Você pode usar ela como ponto de partida e pular direto para o passo 3.

O que a norma pede que o plano tenha

A ABNT NBR 5674:2024 não manda usar um formato específico. Ela define o resultado esperado: a edificação precisa ter um programa de manutenção que diga, para cada sistema, o que fazer, com que periodicidade, quem é o responsável e como se comprova que foi feito.

Traduzindo para colunas de uma tabela, o mínimo defensável é:

Coluna	Para que serve
Sistema	Elevador, SPDA, reservatório, bomba, fachada, gás
Atividade	O que se faz, no verbo: "limpar e desinfetar", "inspecionar"
Periodicidade	Semanal, mensal, semestral, anual
Referência	De onde saiu esse prazo (norma, lei municipal, manual do fabricante)
Responsável	Quem executa, com nome ou empresa
Última execução	Data do que já foi feito
Próxima execução	Calculada: última mais a periodicidade
Situação	Em dia, a vencer, vencida
Evidência	Onde está o laudo, a ART, a nota fiscal, a foto

A coluna Referência é a que mais falta nos planos que eu vejo, e é a que salva o síndico. Ela é a diferença entre "achei que era semestral" e "é semestral porque a Portaria X do Corpo de Bombeiros do meu estado diz isso". Em perícia, prazo sem fonte é opinião.

Passo 1: inventariar o que o prédio tem

Esta é a etapa que ninguém pula sem pagar depois. Antes de definir prazo de qualquer coisa, você precisa da lista do que existe na edificação.

Parece óbvio e não é. Prédio de vinte anos costuma ter equipamento que ninguém sabe que está lá: um segundo barrilete, uma bomba de incêndio desligada na casa de máquinas, um gerador que não liga desde 2019, um SPDA cujo cabo de descida alguém cortou numa reforma de fachada.

Como fazer o levantamento na prática:

Reserve meia manhã e ande no prédio com o zelador, de cima para baixo, com o celular na mão. Cobertura, casa de máquinas, barrilete, reservatório superior, prumadas, hall, subsolo, cisterna, casa de bombas, medidores, central de gás, portaria, área de lazer. Fotografe placa de identificação de todo equipamento: marca, modelo, número de série, ano.

Depois procure a documentação. Nesta ordem, porque é a ordem em que costuma existir:

1. Manual do proprietário e das áreas comuns, se o prédio tem menos de dez anos. É a fonte mais rica e a construtora era obrigada a entregar (veja o guia do manual do proprietário).
2. Contratos vigentes com prestadoras. Contrato de elevador diz a periodicidade contratada. Contrato de dedetização, de limpeza de caixa d'água, de extintores, idem.
3. Pasta do AVCB no corpo de bombeiros. Ela lista os sistemas de combate a incêndio que o prédio declarou ter.
4. Prestação de contas dos últimos 24 meses. Toda manutenção que já aconteceu deixou rastro financeiro. Passar o olho no razão contábil revela serviços recorrentes que ninguém documentou em lugar nenhum.

Esse último truque resolve o caso mais comum, que é assumir um prédio sem histórico. Você não precisa adivinhar o que era feito: o dinheiro que saiu conta.

Se o prédio não tem manual e não tem histórico, comece pela planilha modelo e apague as linhas dos sistemas que o prédio não tem. É mais rápido e mais seguro do que montar do zero, porque a chance de esquecer um sistema inteiro cai muito.

Passo 2: definir a periodicidade de cada item

Com a lista pronta, cada linha ganha um prazo. As fontes de prazo, em ordem de força:

Lei e norma específica primeiro. Elevador tem manutenção mensal por norma e por legislação municipal na maioria das capitais. Limpeza e desinfecção de reservatório é semestral em praticamente todo o país, por legislação sanitária. Climatização coletiva acima de 60.000 BTU/h exige PMOC pela Lei 13.589/2018. AVCB e extintores seguem prazo do Corpo de Bombeiros do seu estado, que varia.

Manual do fabricante depois. Para equipamento (bomba, gerador, portão, pressurizador), o manual manda. Além de ser o prazo tecnicamente correto, seguir o manual é o que preserva a garantia.

A norma como piso, por último. Para o que não tem lei nem manual, a NBR 5674 e as tabelas de referência dão a periodicidade esperada. A tabela consolidada por sistema está no post de periodicidade das manutenções preventivas.

Uma regra prática que evita retrabalho: quando duas fontes divergem, use a mais curta e anote as duas na coluna Referência. Se o manual do fabricante diz semestral e a lei municipal diz trimestral, o item é trimestral. Custa um pouco mais e elimina a discussão.

Passo 3: dizer quem executa cada item

Aqui o plano deixa de ser uma lista de boas intenções e vira uma atribuição de responsabilidade. Cada linha precisa de um nome.

Na prática existem três tipos de responsável, e a diferença entre eles importa juridicamente:

Equipe própria (zelador, manutenção interna). Serve para rotina de inspeção visual e verificação simples: nível de reservatório, teste de acionamento de bomba, ronda de luminária de emergência, verificação de vazamento aparente. Não serve para nada que exija habilitação.

Empresa contratada com responsabilidade técnica. Elevador, SPDA, sistema de incêndio, instalação elétrica, gás, estrutura e fachada exigem profissional habilitado, e o serviço deve gerar ART ou RRT (Anotação ou Registro de Responsabilidade Técnica). Sem esse documento, do ponto de vista de uma perícia, o serviço tecnicamente não tem responsável.

Profissional autônomo habilitado. Funciona, desde que a ART venha junto. O erro comum é contratar barato sem ART e descobrir na hora errada que não há a quem responsabilizar.

Um detalhe que vale dinheiro: na coluna Responsável, escreva a empresa e o número do contrato, não só "manutenção". Quando o contrato vence ou a empresa troca, o plano mostra na hora quais linhas ficaram órfãs.

Passo 4: transformar a lista em calendário

Uma lista de 42 itens com periodicidades diferentes não é executável do jeito que está. Ela precisa virar calendário, e é aqui que se decide se o plano vai ser cumprido ou vai virar enfeite.

Distribua a carga. Se você simplesmente somar os itens, vai descobrir que janeiro tem trinta vencimentos e abril tem dois. Isso acontece porque as pessoas tendem a colocar tudo o que é anual em janeiro. Espalhe: os anuais podem cair em meses diferentes sem prejuízo nenhum.

Respeite a sazonalidade. Inspeção de fachada e de cobertura rende muito mais antes do período de chuva da sua região, não durante. Limpeza de calha idem. Manutenção de sistema de climatização faz mais sentido antes do verão.

Junte o que compartilha acesso. Se para inspecionar o barrilete alguém já vai montar acesso à cobertura, aproveite e faça a inspeção de cobertura, do SPDA e da caixa d'água na mesma janela. Uma mobilização, três itens resolvidos.

Deixe folga em dezembro e janeiro. Prestador some, morador viaja, assembleia não acontece. Planejar entrega para essa janela é planejar atraso.

Na planilha modelo, a coluna Próxima execução faz essa conta sozinha: você preenche a data da última vez e ela soma a periodicidade em dias. A coluna Situação muda de "Em dia" para "A vencer" e depois "Vencida" conforme a data chega.

Passo 5: colocar preço no plano

Plano sem orçamento não passa em assembleia. E orçamento de manutenção tem uma característica que atrapalha: a maior parte do custo é previsível, mas ele não é uniforme ao longo do ano.

Monte assim:

Custo recorrente contratado. Some os contratos mensais vigentes: elevador, dedetização, jardinagem, limpeza de reservatório, monitoramento. Isso é a base e não costuma surpreender.

Custo periódico não contratado. Os itens semestrais e anuais que se contrata avulso: inspeção de fachada, recarga de extintor, laudo de SPDA, limpeza de calha, manutenção de portão. Some o total anual e divida por doze, para virar uma provisão mensal em vez de um susto.

Reserva para corretiva. Nenhum plano elimina a corretiva. Uma provisão saudável costuma ficar entre 10% e 20% do custo preventivo anual, dependendo da idade do prédio. Prédio novo em garantia precisa de menos; prédio de trinta anos precisa de mais.

O argumento que funciona em assembleia não é técnico, é aritmético: manutenção preventiva é a única despesa do condomínio cujo valor você escolhe. Corretiva de emergência você paga o que o mercado cobrar, no dia em que o elevador parar, sem cotação e sem poder de barganha. A comparação detalhada está no post de preventiva versus corretiva.

Passo 6: aprovar e comunicar

O plano não precisa de aprovação em assembleia para existir: manter a edificação é dever do síndico pelo art. 1.348 do Código Civil, e ele responde por isso de qualquer forma. O que precisa de aprovação é o dinheiro, quando o plano exige despesa acima do orçamento aprovado ou uso do fundo de reserva.

Leve à assembleia três documentos, não um:

1. O plano em si, resumido por sistema, não item a item. Ninguém lê 42 linhas em assembleia.
2. O custo anual, quebrado em mensal.
3. A lista do que está vencido hoje, com quanto tempo de atraso. Este é o que faz a sala prestar atenção.

Registre em ata a aprovação e o valor. Ata é a prova de que o condomínio foi informado do risco e decidiu, e ela protege o síndico tanto quanto protege o condomínio.

Passo 7: registrar a execução e guardar a evidência

Este é o passo em que a maioria dos planos morre. O plano é montado, é aprovado, os serviços até acontecem, e ninguém guarda o comprovante. Dois anos depois, quando alguém pergunta, a resposta é "foi feito, mas não sei onde está o papel", que em perícia equivale a não ter sido feito.

Para cada execução, guarde:

• Data da execução, não da nota fiscal
• Quem executou, empresa e responsável técnico
• ART ou RRT, quando o serviço exige
• Laudo ou relatório, quando o serviço gera um
• Nota fiscal
• Fotos do antes e do depois, para serviço que não gera laudo

A aba Registro de execuções da planilha modelo tem exatamente essas colunas, com 200 linhas prontas. O ponto não é a planilha em si: é ter um lugar único onde a evidência vive, em vez de espalhada entre o WhatsApp do zelador, o e-mail da administradora e uma pasta na portaria.

Passo 8: revisar o plano uma vez por ano

Plano de manutenção não é documento definitivo. Ele muda quando:

• Um equipamento novo entra. Portão automatizado, câmera, gerador, playground. Equipamento novo, linha nova.
• Uma reforma altera a edificação. Obra em área comum precisa seguir a NBR 16280 e frequentemente cria ou elimina itens de manutenção.
• A legislação muda. Prazo de AVCB e exigência de inspeção predial mudam por lei municipal com alguma frequência.
• A garantia da construtora vence. Enquanto o prédio está em garantia, parte da manutenção é responsabilidade da construtora, e o plano precisa refletir a transição. Os prazos por sistema estão no guia de garantias pela NBR 17170.
• Um item se mostra mal dimensionado. Se um sistema falhou entre duas preventivas, a periodicidade estava errada. Encurte.

Uma revisão anual, feita junto com o orçamento do ano seguinte, resolve. Coloque no calendário.

Os cinco erros mais comuns

Copiar o plano de outro prédio sem adaptar. Cada edificação tem sistemas diferentes. Plano copiado tem linha de equipamento que não existe e falta linha do que existe.

Prazo sem fonte. Já falamos, e vale repetir porque é o que mais dói em perícia. Preencha a coluna Referência.

Confundir o plano com o checklist. O plano diz o que fazer e quando. O checklist é o que o técnico usa na hora de executar. São documentos diferentes e complementares.

Deixar a coluna Responsável em branco. Item sem dono não é executado. "O condomínio" não é um responsável.

Guardar só a nota fiscal. Nota fiscal prova que foi pago, não que foi feito nem que foi feito por quem podia. Laudo e ART são o que provam.

O modelo pronto

A planilha de plano de manutenção é gratuita, não pede cadastro e abre em Excel, LibreOffice ou Google Planilhas. Ela tem:

• Plano de manutenção: 42 itens por sistema, com periodicidade, referência normativa, vencimento calculado e situação automática
• Registro de execuções: 200 linhas para o histórico, com custo e campo de evidência
• Resumo: contagem automática de quantos itens estão em dia, a vencer e vencidos

Use ela como está no primeiro ano. Ela resolve bem até o ponto em que o volume cresce: quando são vários prédios, ou quando o problema deixa de ser montar o plano e passa a ser lembrar de olhar a planilha. Planilha não avisa ninguém. É para isso que existe a Easy Alert, que hoje acompanha mais de 330 mil manutenções em cerca de 2.700 edificações: o plano vira alerta no WhatsApp antes do vencimento, para o síndico e para quem executa, e a evidência fica anexada à manutenção correspondente.

Se quiser ver como fica com os dados do seu prédio, agende uma demonstração.

Perguntas frequentes sobre plano de manutenção de condomínio

O que é um plano de manutenção de condomínio? É o documento que organiza todas as manutenções da edificação em uma tabela, com um item por linha, informando o sistema, a atividade, a periodicidade, a fonte do prazo, o responsável pela execução, a data da última e da próxima execução e onde está arquivada a evidência. A NBR 5674:2024 exige que a edificação tenha esse programa, mas não impõe formato: planilha atende, desde que contenha essas informações e seja mantida atualizada.

Quem é responsável por montar o plano de manutenção? A responsabilidade pela gestão é do síndico, pelo art. 1.348 do Código Civil, e não se delega. A elaboração técnica pode ser feita por engenheiro ou empresa especializada, e em prédios novos boa parte já vem pronta no manual das áreas comuns entregue pela construtora. Mas garantir que o plano exista, esteja atualizado e seja cumprido é do síndico, mesmo quando a execução está terceirizada.

Plano de manutenção precisa ser aprovado em assembleia? O plano em si não, porque manter a edificação é dever legal do síndico independentemente de aprovação. O que precisa de aprovação é a despesa, quando ela ultrapassa o orçamento vigente ou exige uso do fundo de reserva. Levar o plano e o custo anual à assembleia é recomendável de qualquer forma, porque registra em ata que o condomínio foi informado.

Com que frequência o plano de manutenção deve ser revisado? Uma revisão anual, feita junto com o orçamento do ano seguinte, atende à maioria dos condomínios. Fora do ciclo anual, o plano deve ser atualizado sempre que um equipamento novo entrar, uma reforma alterar a edificação, a legislação local mudar, a garantia da construtora vencer ou algum sistema falhar entre duas preventivas, o que indica periodicidade mal dimensionada.

Como montar o plano de um prédio antigo, sem manual e sem histórico? Comece pelo inventário físico, andando no prédio com o zelador e fotografando a placa de cada equipamento. Depois recupere o histórico pelo rastro financeiro: a prestação de contas dos últimos 24 meses mostra quais serviços recorrentes já aconteciam, mesmo sem documentação técnica. Contratos vigentes e a pasta do AVCB completam a lista. A partir daí, use um modelo pronto e apague as linhas dos sistemas que o prédio não tem, o que reduz muito o risco de esquecer um sistema inteiro.

Qual a diferença entre plano de manutenção e checklist de manutenção? O plano é o documento de gestão: define o que fazer, quando, com que frequência e sob responsabilidade de quem, ao longo do ano. O checklist é o instrumento de execução: a lista de verificação que o técnico usa no momento de fazer o serviço, item por item. O plano responde "o que está vencendo este mês"; o checklist responde "o que eu confiro nesta inspeção".