Sistema de manutenção predial: o guia do síndico para cumprir a NBR 5674:2024

Todo condomínio brasileiro já tem, por lei, um responsável pela manutenção: o síndico. O artigo 1.348 do Código Civil, no inciso V, determina que compete a ele "diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns". O que quase nenhum condomínio tem é um sistema de manutenção predial: o conjunto organizado de plano, periodicidades, registros, responsáveis e relatórios que a ABNT NBR 5674:2024 exige e que, na prática, é o que separa uma gestão defensável de uma gestão exposta.

A diferença importa nos dois momentos em que o síndico mais precisa dela. No dia a dia, o sistema evita que a manutenção dependa da memória do zelador ou de uma planilha que só uma pessoa entende. E no dia em que algo dá errado (um acidente na área comum, um elevador interditado, uma infiltração que vira ação judicial), o sistema é a prova documental de que o condomínio cumpriu seu dever de diligência.

Este guia explica, em linguagem de síndico e não de norma técnica, o que é um sistema de manutenção predial, o que a NBR 5674:2024 realmente exige, quais são os componentes obrigatórios, como implantar tudo isso passo a passo num condomínio real, e como o Easy Alert operacionaliza cada componente para mais de 1.400 condomínios ativos no Brasil.

O que é um sistema de manutenção predial (e o que ele não é)

Um sistema de manutenção predial é o processo de gestão contínuo que garante que todas as manutenções de uma edificação sejam planejadas, executadas no prazo, registradas com evidências e reportadas a quem precisa saber. É o termo usado pela própria NBR 5674, cujo título é justamente "Manutenção de edificações — Requisitos para o sistema de gestão de manutenção".

Vale desfazer três confusões comuns:

• Sistema não é sinônimo de software. O software é a ferramenta que operacionaliza o sistema: automatiza alertas, centraliza registros, gera relatórios. Mas um condomínio pode ter software e não ter sistema (a ferramenta parada, sem processo por trás), assim como pode tentar rodar o sistema sem software, em papel ou planilha, com as limitações que veremos adiante.
• Sistema não é sinônimo de plano de manutenção. O plano (ou programa) de manutenção é um dos componentes do sistema: o documento que lista atividades e periodicidades. O sistema é maior. Inclui também a execução, o registro, a delegação de responsáveis, o orçamento e a prestação de contas.
• Sistema não é a inspeção predial. A inspeção predial, tratada na NBR 16747, é uma fotografia pontual do estado da edificação, feita por profissional habilitado. O sistema de manutenção é o filme: a rotina contínua que a inspeção avalia e realimenta.

Em resumo: o sistema de manutenção predial é o ciclo completo planejar → executar → registrar → comprovar, rodando de forma contínua ao longo da vida útil da edificação. É exatamente esse ciclo que a NBR 5674 estrutura em requisitos.

O que a NBR 5674:2024 exige do sistema de gestão de manutenção

A NBR 5674 foi revisada em 2024, e esse detalhe não é menor. Boa parte do conteúdo disponível na internet ainda cita a versão de 2012 como se fosse a vigente. A revisão de 2024 manteve a espinha dorsal da norma, mas atualizou requisitos de documentação e reforçou a articulação com as normas vizinhas: a NBR 14037 (manual de uso, operação e manutenção), a NBR 16747 (inspeção predial) e a NBR 17170 (garantias das edificações). Se o seu condomínio montou o processo com base em material antigo, vale revisar.

Na prática, a norma exige que o responsável pela edificação — proprietário, síndico ou empresa contratada para a gestão — mantenha um sistema com estes elementos:

• Programa de manutenção preventiva, com as atividades de cada sistema construtivo (estrutura, fachada, impermeabilização, instalações hidráulicas, elétricas, gás, SPDA, combate a incêndio, elevadores, entre outros), suas periodicidades e os responsáveis por executá-las.
• Fluxo de gestão das manutenções: da solicitação ou programação, passando pelo planejamento e execução, até o registro final, inclusive para as corretivas, que também precisam entrar no sistema.
• Delegação adequada: a norma distingue atividades que podem ser feitas pela equipe de manutenção local (zelador, funcionários), as que exigem empresa capacitada (treinada e sob orientação de responsável técnico) e as que exigem empresa especializada ou profissional habilitado com emissão de ART/TRT.
• Documentação e registros: comprovantes de que cada atividade foi realizada (ordens de serviço, laudos, notas fiscais, ARTs, fotos), organizados e recuperáveis. É essa documentação que a inspeção predial e, se for o caso, a Justiça vão pedir.
• Previsão orçamentária: a manutenção precisa estar no orçamento do condomínio, e não ser tratada como despesa surpresa.
• Avaliação periódica: o sistema deve ser revisado ao longo do tempo, incorporando o resultado das inspeções e o histórico de falhas.

Por que isso é um assunto jurídico, não só técnico

O sistema de manutenção é a materialização do dever de diligência do artigo 1.348, V, do Código Civil. Quando ocorre um sinistro em área comum, a pergunta que se faz — em sindicância, em perícia ou em juízo — é objetiva: o condomínio fazia a manutenção devida e consegue provar?

Sem sistema, a resposta depende de reconstruir o passado: procurar notas fiscais avulsas, pedir declarações a fornecedores, torcer para o e-mail antigo do zelador ainda existir. Com sistema, a resposta é um relatório: atividade prevista, data de execução, quem executou, evidência anexada. A NBR 5674 é referência técnica reconhecida em perícias de engenharia; demonstrar um sistema estruturado conforme a norma é, para o síndico, a diferença entre responder com documentos ou responder com justificativas.

Há ainda um efeito patrimonial direto: edificação sem histórico de manutenção perde desempenho mais rápido, tem obras corretivas mais caras (corrigir custa várias vezes o valor de prevenir, como resume a Lei de Sitter, clássica na patologia das construções) e vale menos numa avaliação. O sistema de manutenção é, também, um instrumento de defesa do valor dos imóveis de todos os condôminos.

Os 5 componentes de um sistema de manutenção predial

A norma pode parecer abstrata, mas todo sistema de manutenção que funciona se sustenta em cinco componentes concretos. Se faltar qualquer um deles, o ciclo quebra.

1. Plano (programa) de manutenção

É a lista estruturada de o que deve ser mantido: cada sistema e componente da edificação, com a atividade correspondente. O ponto de partida ideal é o manual de uso, operação e manutenção entregue pela construtora (NBR 14037), que já traz as atividades e periodicidades específicas daquele prédio. Em edificações antigas, sem manual, o plano é montado a partir das referências da própria NBR 5674, das normas de cada sistema (elevadores, SPDA, incêndio, gás) e da legislação local.

Num condomínio residencial de médio porte, um plano realista costuma reunir algumas dezenas de atividades recorrentes. Se a sua lista ficou curta demais, provavelmente há sistemas esquecidos; se ficou longa e não há ferramenta de gestão por trás, o plano tende a virar letra morta.

2. Periodicidades

É o quando. Cada atividade tem uma frequência — semanal, mensal, semestral, anual — definida pelo manual da edificação, pelas normas técnicas de cada sistema e pela legislação municipal e estadual (que varia: limpeza de reservatório, por exemplo, tem prazos diferentes conforme a cidade). A tabela abaixo reúne periodicidades usuais em condomínios residenciais, a título de referência:

Sistema / componente	Atividade típica	Periodicidade usual	Quem executa
Reservatórios de água	Limpeza e desinfecção	Semestral (conforme legislação local)	Empresa especializada
Bombas de recalque	Verificação de funcionamento e revezamento	Mensal	Equipe local
Extintores	Recarga e inspeção	Anual (recarga) / mensal (verificação visual)	Empresa especializada / equipe local
SPDA (para-raios)	Medição ôhmica e laudo	Anual	Empresa especializada com ART
Elevadores	Manutenção contratual	Mensal	Empresa especializada
Gerador	Teste de funcionamento com carga	Mensal	Equipe local / empresa capacitada
Portões e automações	Lubrificação e ajuste	Trimestral	Empresa capacitada
Fachada e revestimentos	Verificação de fissuras, desplacamento	Anual	Empresa especializada
Impermeabilizações e rejuntes	Inspeção de áreas molhadas e coberturas	Anual	Empresa capacitada
Instalações de gás	Teste de estanqueidade	Conforme legislação local	Empresa especializada com ART
Iluminação de emergência	Teste de autonomia	Mensal	Equipe local
Central de alarme de incêndio	Teste de funcionamento	Mensal	Equipe local / empresa capacitada

Importante: a tabela é referência de mercado, não substitui o manual da edificação nem a legislação da sua cidade, que prevalecem sempre. É exatamente por essa variação que o plano precisa ser configurado por edificação, e não copiado de um modelo genérico.

3. Registros e evidências

É o componente que transforma manutenção feita em manutenção comprovada. Cada atividade executada precisa gerar registro: data, executor, descrição do serviço e evidência (foto, relatório, nota fiscal, ART). A NBR 5674 é explícita quanto à necessidade de documentação organizada e recuperável, e a inspeção predial da NBR 16747 começa justamente pela análise dessa documentação.

O teste prático é simples: se um perito pedisse hoje o histórico de manutenção do SPDA dos últimos cinco anos, em quanto tempo o condomínio entregaria? Se a resposta envolve "procurar nos arquivos da administradora" ou "perguntar ao síndico anterior", não há sistema — há esperança.

4. Responsáveis

É o quem. O sistema precisa definir, atividade por atividade, quem executa (equipe local, empresa capacitada ou empresa especializada, na gradação da norma), quem contrata, quem confere e quem responde tecnicamente quando é exigida ART. Também é aqui que entra a gestão de fornecedores: contratos de manutenção vigentes, certidões, apólices e a rastreabilidade de quem esteve na edificação fazendo o quê.

A troca de síndico é o teste de estresse deste componente. Num sistema bem montado, o sucessor recebe o processo funcionando: plano, histórico, fornecedores, pendências. Sem sistema, cada gestão recomeça do zero, e o condomínio paga o custo desse recomeço em falhas e retrabalho.

5. Relatórios e prestação de contas

É o componente que fecha o ciclo e sustenta a relação do síndico com o condomínio. O sistema deve produzir, sem esforço adicional, as respostas às perguntas da assembleia: o que estava previsto, o que foi feito, o que está pendente e por quê, quanto custou. Relatórios periódicos de manutenção protegem o síndico em dois sentidos: demonstram diligência e antecipam discussões orçamentárias (a previsão de gastos com manutenção, exigida pela norma, deixa de ser estimativa e passa a ser histórico).

Como implantar um sistema de manutenção predial no condomínio: passo a passo

Implantar o sistema não exige parar o condomínio nem contratar uma consultoria de meses. Exige método. Este é o roteiro que funciona na prática:

1. Reúna a documentação existente. Manual de uso, operação e manutenção (se o prédio tiver), projetos, laudos anteriores, contratos de manutenção vigentes, últimas ARTs, comprovantes avulsos. Não se assuste com lacunas: quase todo condomínio tem. O objetivo é saber de onde se parte.

2. Faça o inventário de sistemas e ativos. Percorra a edificação listando o que existe e precisa de manutenção: reservatórios, bombas, gerador, elevadores, SPDA, sistema de incêndio, portões, academia, piscina, fachada, cobertura. Esse inventário é a base do plano.

3. Avalie a necessidade de uma inspeção predial. Em edificações com mais de 10 anos, com histórico de problemas ou sem documentação, uma inspeção conforme a NBR 16747 estabelece a linha de base técnica: o que está adequado, o que exige correção, com que prioridade. As não conformidades apontadas viram as primeiras ordens de serviço do sistema.

4. Monte o programa de manutenção com periodicidades. Cruze o inventário com o manual da edificação, as normas de cada sistema e a legislação local. Defina, para cada atividade, a frequência e a próxima data. Aqui a decisão de ferramenta importa: em planilha, esse programa nasce desatualizado; num software com planos estruturados conforme a NBR 5674, ele nasce configurado e com alertas automáticos.

5. Defina responsáveis e orçamento. Atribua cada atividade (equipe local, empresa capacitada ou especializada), regularize contratos e ARTs pendentes e leve a previsão orçamentária de manutenção para a assembleia. Manutenção prevista em orçamento aprovado não gera crise política a cada gasto.

6. Rode o ciclo e registre tudo. A partir daqui, o sistema é rotina: a atividade vence, alguém é avisado, o serviço é executado, a evidência é anexada, o histórico cresce. A disciplina do registro é o que diferencia o sistema vivo do plano de gaveta, e é nela que a ferramenta certa faz mais diferença, porque cobra os prazos sozinha.

7. Revise e preste contas. Ao menos uma vez por ano, revise o plano (novos equipamentos, mudanças de legislação, resultado de inspeções) e apresente ao condomínio o relatório do período. O sistema melhora a cada ciclo.

Planilha dá conta? Os limites do controle manual

Muitos síndicos começam, corretamente, com uma planilha. O problema não é começar; é permanecer. Três limites aparecem rápido:

• A planilha não avisa. Ela depende de alguém abrir o arquivo e conferir datas. Férias, troca de zelador ou um mês atribulado, e a manutenção vence em silêncio. O componente "periodicidade" do sistema falha exatamente no momento em que mais importa.
• A planilha não guarda evidência. Célula marcada como "feito" não é prova. As fotos ficam no WhatsApp de alguém, as notas fiscais na administradora, as ARTs numa pasta. Quando o histórico é necessário, está espalhado por lugares que não conversam entre si.
• A planilha não sobrevive à troca de gestão. O arquivo é de quem o criou. Sai o síndico, sai o sistema.

É por isso que a discussão sobre "sistema de manutenção predial" desagua naturalmente na escolha de uma ferramenta: não porque software substitua o processo, mas porque, acima de certa escala (e um plano com dezenas de atividades recorrentes já é essa escala), o processo manual não se sustenta.

Como o Easy Alert implementa cada componente do sistema

O Easy Alert é uma plataforma de gestão de manutenção predial criada para operacionalizar exatamente o ciclo da NBR 5674. Hoje ela roda em mais de 1.400 condomínios ativos, em 138 cidades de 23 estados. A correspondência com os cinco componentes é direta:

Plano de manutenção: o condomínio parte de um plano estruturado conforme a NBR 5674, com as atividades dos sistemas construtivos já cadastradas, e o ajusta à sua realidade, incluindo o que consta no manual da edificação e as exigências da legislação local. Ninguém começa do zero diante de uma tela em branco.

Periodicidades: cada atividade tem frequência e data configuradas, e a plataforma avisa automaticamente os responsáveis quando o vencimento se aproxima e quando atrasa. O calendário de manutenções dá ao síndico a visão do mês e do ano inteiro: o que vem, o que venceu, o que foi concluído.

Registros: cada manutenção executada recebe relato, fotos e anexos (notas fiscais, laudos, ARTs) e fica no histórico permanente, que pertence à edificação, não ao síndico nem ao zelador. É o dossiê que a inspeção predial, a auditoria ou a perícia encontram pronto.

Responsáveis: as atividades são atribuídas a usuários e fornecedores, com notificação a quem executa e visibilidade a quem gerencia. A troca de síndico ou de zelador não apaga nada: o novo gestor entra e encontra o sistema rodando, com todo o histórico.

Relatórios: a prestação de contas sai da plataforma, com relatórios do que foi previsto, executado e pendente no período, prontos para assembleia ou para o conselho. Transparência deixa de ser um esforço extra e vira subproduto da rotina.

É o efeito que Marcelo Bavaresco, síndico profissional e usuário da plataforma, resume em seu depoimento: "faz lembrar a gente de fazer as manutenções preventivas" e "traz uma transparência com os moradores". As duas metades do elogio são as duas metades do sistema: cumprir o prazo e conseguir provar.

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Para construtoras: o sistema de manutenção no pós-obra e nas garantias

Há uma segunda frente em que o sistema de manutenção predial é decisivo: a relação entre construtora e edificação entregue. A NBR 17170 estabelece os prazos de garantia recomendados para os sistemas da edificação, e essas garantias estão, em regra, condicionadas à realização das manutenções previstas no manual de uso, operação e manutenção (NBR 14037).

Isso cria um interesse simétrico:

• Para a construtora, cada condomínio entregue sem sistema de manutenção é um passivo em potencial: chamados de garantia sobre falhas causadas por falta de manutenção, discussões sem documentação e desgaste de marca. Quando a construtora entrega o empreendimento já com o plano do manual carregado numa plataforma, ela transforma o manual — que quase nenhum condomínio lê — em rotina operacional, e passa a ter critério objetivo para analisar solicitações de garantia: a manutenção exigida foi feita ou não, com histórico para demonstrar.
• Para o condomínio, manter o sistema desde a entrega das chaves preserva as garantias justamente no período em que elas mais valem.

É o uso que a Construfase faz do Easy Alert, como conta Jackson, da construtora, em seu depoimento: a plataforma organiza o pós-obra e a relação com os condomínios entregues, dando rastreabilidade às manutenções que condicionam as garantias.

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O que os números mostram

Sistema de manutenção predial não é teoria de norma: é rotina que já roda em escala. Os números do Easy Alert (dados do sistema, julho de 2026):

• 2.500+ edificações já atendidas pela plataforma;
• 300 mil+ manutenções gerenciadas, do planejamento ao registro;
• 1.400+ condomínios ativos usando a plataforma hoje;
• presença em 23 estados e 138 cidades.

Por trás de cada número está o mesmo ciclo descrito neste guia — plano, prazo, execução, registro — deixando de depender da memória de alguém.

Perguntas frequentes sobre sistema de manutenção predial

O que é um sistema de manutenção predial?

É o processo de gestão contínuo que organiza todas as manutenções de uma edificação: o plano de atividades, as periodicidades, a execução pelos responsáveis corretos, o registro com evidências e os relatórios de prestação de contas. O termo vem da NBR 5674, que define os requisitos para o sistema de gestão de manutenção de edificações. Software de manutenção é a ferramenta que operacionaliza esse sistema.

A NBR 5674 é obrigatória para condomínios?

As normas ABNT não são leis, mas a NBR 5674 é a referência técnica reconhecida para gestão de manutenção predial: é o parâmetro usado em perícias, inspeções prediais e decisões judiciais para avaliar se o condomínio foi diligente. Além disso, diversas legislações municipais e estaduais tornam obrigatórias inspeções e manutenções específicas. Na prática, seguir a norma é a forma mais segura de o síndico demonstrar, com prova documental, que cumpriu o dever legal de conservação previsto no art. 1.348, V, do Código Civil.

Qual a versão vigente da NBR 5674?

A NBR 5674:2024, que substituiu a versão de 2012. Muito material na internet ainda cita a versão antiga como atual. Ao contratar consultorias ou ferramentas, verifique se o processo está atualizado para a revisão de 2024 e articulado com a NBR 14037 (manual da edificação), a NBR 16747 (inspeção predial) e a NBR 17170 (garantias).

Quem pode elaborar o plano de manutenção predial?

O ponto de partida é o manual de uso, operação e manutenção entregue pela construtora, que já contém as atividades e periodicidades da edificação. A gestão do plano pode ser conduzida pelo síndico com apoio de uma plataforma estruturada conforme a NBR 5674. Atividades específicas, porém, exigem profissional habilitado ou empresa especializada com emissão de ART, como laudos de SPDA, testes de estanqueidade de gás e inspeções estruturais. Em edificações antigas ou sem documentação, recomenda-se uma inspeção predial (NBR 16747) por engenheiro ou arquiteto habilitado para estabelecer a linha de base.

Qual a diferença entre plano de manutenção e sistema de manutenção?

O plano é o documento: a lista de atividades e periodicidades. O sistema é o processo completo que faz o plano acontecer, com execução, registros, responsáveis, orçamento e relatórios rodando em ciclo contínuo. Um plano sem sistema vira documento de gaveta; é o sistema que gera histórico e prova.

O síndico pode ser responsabilizado por falta de manutenção?

Sim. O síndico pode ser responsabilizado civilmente e, em casos graves, até criminalmente por danos decorrentes de omissão na conservação das partes comuns, dever expresso no art. 1.348, V, do Código Civil. A defesa do síndico diligente é documental: demonstrar que existia um programa de manutenção, que ele era executado e que há registros. É exatamente isso que um sistema de manutenção estruturado conforme a NBR 5674 produz como rotina. Em situações concretas de responsabilização, vale sempre buscar orientação jurídica especializada.

Quanto tempo leva para implantar um sistema de manutenção num condomínio?

Com uma plataforma que já traz o plano estruturado conforme a NBR 5674, a implantação inicial — inventário, ajuste do plano, cadastro de responsáveis e primeiras atividades — costuma se resolver em poucas semanas, sem parar a rotina do condomínio. O sistema amadurece nos meses seguintes, à medida que o histórico se acumula. O que mais atrasa implantações não é a ferramenta: é adiar o começo.

Comece pelo plano do seu condomínio

A distância entre o condomínio que você administra hoje e um sistema de manutenção estruturado conforme a NBR 5674:2024 é menor do que parece. O plano, as periodicidades, os alertas, os registros e os relatórios já existem prontos para configurar; falta ligar tudo isso à realidade da sua edificação.

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